Archivierung

Effizientes Dokumentenmanagement und digitale Archivierung

Die Technik hat sich mit den Zeiten geändert. Der Informationsfluss hat sich immer weiter in den technischen Bereich verlagert. Dokumente sind von großer Bedeutung für Ihr Unternehmen.

Ob Verträge, Briefe, Manuskripte, Rechnungen oder andere Arten von Dokumenten, alles sollte zeit- und platzsparend archiviert werden. Große Datenmengen erfordern größtmögliche Transparenz und sichere Handhabung.

Mit elektronischer Archivierung und digitalem Dokumentenmanagement lässt sich der Wettbewerbsvorsprung ausbauen

Unsere Lösungen sorgen dafür, dass Sie beim Suchen und Ablegen Zeit, Platz, Material und somit Kosten sparen. Elektronisches Dokumentenmanagement mit blitzschnellem Zugriff auf aktuelle Dokumente oder auf das digitale Archiv - Schriftsätze, Bilder, elektronische Diktate oder E-Mails - bringt nicht nur Informationsvorteile, sondern ganz konkreten Gewinn an Archiv- und Büroflächen.

• Reduzieren Sie Ihre Kosten ...
  für Büro- und Lagerraum, Schränke, Ordner, Kopierer und Verbrauchsmaterial.
  
  
• Sparen Sie Arbeitszeit ...
  Ihrer Mitarbeiter, die ihre eigentlichen Aufgaben erfüllen, statt diese mit Kopieren und vor allem Suchen zu verbringen.
  
  
• Verbessern Sie Ihr Basel II Rating ...
  das elektronische Archiv ist vor Zerstörung oder Diebstahl besser zu sichern als Papier.
  
  
• Optimieren Sie Ihre betriebsinternen Arbeitsabläufe ...
  Information, Dokumente und Anweisungen stehen aktuell direkt am Arbeitsplatz zur Verfügung.
  
  
• Schaffen Sie Transparenz ...
  Termine und Vorgänge werden automatisch überwacht und die Mitarbeiter per E-Mail informiert.
  
  
• Erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben ...
  bereiten Sie sich auf die digitale Betriebsprüfung (GDPdu) vor.

Unsere Leistungen:

• Kompetente Dokumentenmanagement-Softwareberatung (sinnvolle Produkte, Module, Schnittstellen)
• Sorgfältige Analyse der für das Dokumentenmanagement relevanten Geschäftsprozesse
• Fundierte Konzeption und Installationsplanung
• Hardware Beratung, Beschaffung und Betreuung - Dokumentenserver, Jukebox, Dokumentenscanner, Integration digitaler Kopierer -
• Zügige Projektdurchführung inklusive Customizing zur individuellen Anpassung des Dokumentenmanagement-Systems und der Hardware an die betrieblichen Erfordernisse.
• Zuverlässiger Aftersales-Support von Software und Hardware.
• Schulung der Mitarbeiter zur optimalen Nutzung der Lösung
• Komplette Aufarbeitung der noch nicht archivierten Dokumente und Ordner etc. der letzten Jahre

Archivierungspflicht gemäß GDPdu

Das Bundesministerium für Finanzen hat am 16. Juli 2001 die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen festgelegt (GDPdu). Anwendung finden diese Regelungen seit dem 1. Januar 2002.

Der Steuerbehörde wird jetzt das Recht eingeräumt, im Rahmen von Betriebsprüfungen steuerrelevante Daten auch elektronisch zu prüfen – direkt im System oder durch Datenträgerüberlassung.